Avant de demander du financement, vous pouvez faire appel à l’équipe responsable des
propositions et des bourses pour obtenir son soutien. Elle procédera ainsi à l’examen de votre demande et de votre budget et vous conseillera à ce sujet. Cette démarche comprend notamment l’obtention des signatures officielles de l’Institut, des lettres de soutien et des déclarations de financement de contrepartie. Pour la recherche dans le cadre d’essais cliniques, une rétroaction supplémentaire peut être obtenue auprès de l’équipe responsable des
essais cliniques.
Les recherches menées dans les unités cliniques ou les résidences de Santé Bruyère (soins de longue durée, résidences-services, etc.) doivent faire l’objet d’une consultation préalable afin de s’assurer que l’étude est réalisable et qu’elle bénéficie de leur soutien. Une confirmation écrite (p. ex. formulaire Impact Form) sera exigée par le Comité d’éthique de la recherche (CER) pour pouvoir procéder, même si le comité d’éthique de la recherche primaire n’est pas le CER de Santé Bruyère.
Lorsque le financement est approuvé, veuillez en informer l’équipe responsable des
contrats. En collaboration avec l’équipe de recherche, elle examinera, négociera et finalisera le contrat. Tous les contrats doivent être finalisés avant le début des activités de recherche.
L’équipe responsable des contrats informera celle des
finances de l’obtention du nouveau financement. Cette dernière créera un nouveau centre de coûts (compte financier) et informera l’équipe de recherche de son ouverture, laquelle devra fournir
de la documentation à l’équipe des finances pour autoriser d’autres signataires ou personnes à consulter les documents financiers. Les équipes de recherche soumettent toutes les transactions à traiter directement à l’équipe des finances.
Chaque étude est unique et comporte ses propres exigences, qu’il s’agisse de renforcer les capacités de l’équipe ou de présenter une demande d’évaluation d’éthique. À chaque étape, le Bureau des services de recherche apporte son soutien.
Embauche des membres de l’équipe et mise à jour de la répartition salariale existanteCommuniquez avec l’équipe des
ressources humaines pour amorcer le recrutement, l’intégration et l’orientation de tous les nouveaux employés, étudiants rémunérés, étudiants non rémunérés et bénévoles.
Vous pouvez ainsi confier aux ressources humaines :
- les offres d’emploi pour les postes d’une durée supérieure à six mois;
- un formulaire d’embauche et le curriculum vitæ des candidats pour les postes d’une durée inférieure à six mois;
- un formulaire d’embauche et le curriculum vitæ des candidats pour les postes réservés aux étudiants rémunérés, aux étudiants non rémunérés et aux bénévoles.
Dans le cas des employés existants dont le salaire doit être transféré vers un nouveau centre de coûts, veuillez communiquer avec l’équipe des ressources humaines pour qu’elle effectue cette mise à jour.
Enregistrement d’un essai cliniqueSi votre étude consiste en un essai clinique (
voir définition), l’enregistrement dans une base de données publique est exigé et fera l’objet d’un examen par l’équipe des
essais cliniques. Veuillez enregistrer l’étude sur ClinicalTrials.gov ou contacter Clinical Trials si un autre registre est utilisé.
Demande d’accès aux dossiers médicauxPrésentez une
demande d’accès aux dossiers médicaux au Bureau de protection de la vie privée de Santé Bruyère.
Présentation d’une demande d’éthique de la rechercheToutes les demandes – en comité plénier, accélérée, administrative, demande d’exemption et enregistrement – doivent être envoyées par l’intermédiaire de la plateforme
Cayuse. Si le CER de Santé Bruyère n’est pas le comité d’éthique de la recherche primaire, vous devez tout de même présenter votre étude au moyen de Cayuse afin de déterminer si une évaluation administrative ou un enregistrement est nécessaire. Pour les études dont le recrutement ou les activités se déroulent sur les sites de Santé Bruyère, un formulaire Impact form est nécessaire.
Pour obtenir de plus amples renseignements, des formulaires et des modèles pour les demandes d’éthique de la recherche, consultez la page
Demandes et exemptions.
Achat d’équipement et de fournitures- Pour les achats de plus de 2 000 $ ou les questions relatives à la passation des marchés, communiquez avec l’équipe des contrats.
- Pour le matériel informatique, communiquez avec l’équipe des Services et Systèmes.
- Pour plus d’informations sur nos installations, équipements et infrastructures existants, consultez la page Installations et ressources essentielles.
Établissement de contrats supplémentaires liés à l’étudeL’équipe responsable des
contrats soutient tout contrat supplémentaire nécessaire à l’étude, comme le partage des données et les transferts de fonds. On peut obtenir des modèles pour le partage de données, les transferts de fonds, le recours à des consultants, les allocations, d’autres contrats et des modifications sur le site du
centre de ressources de l’Institut de recherche Santé Bruyère (IRSB).
Recrutement pour l’étudeLes équipes de recherche sont invitées à afficher les informations relatives au recrutement des participants à l’étude au moyen des différents canaux de communication de Santé Bruyère, notamment le site Web, les médias sociaux, les bulletins d’information, InfoNet et l’affichage interne.
Santé Bruyère est une organisation bilingue et exige que le contenu diffusé à l’aide des canaux officiels soit accessible en anglais et en français. Si vous ne recrutez que des participants unilingues, vous pouvez indiquer, dans les critères d’admissibilité, la langue dans laquelle les participants doivent s’attendre à ce que l’étude soit menée. Des modèles d’affiches pour le recrutement
sont mis à votre disposition. Des conseils sur l’élaboration de documents ou d’annonces en vue du recrutement de participants peuvent être obtenus auprès de l’équipe des
communications.
Envoyez votre document de recrutement et la modification ou l’approbation du CER à
bhri@bruyere.org pour son affichage aux endroits appropriés.
Les bailleurs de fonds attendent généralement des rapports financiers et des rapports de recherche à intervalles réguliers. Contactez l’équipe des
finances pour les rapports financiers, les factures et la publication d’informations financières. Les équipes de recherche sont chargées de compléter et de présenter aux bailleurs de fonds les rapports de recherche qui ne comportent pas de données financières.
Vous souhaitez faire connaître vos travaux de recherche au grand public? L’équipe des
communications peut vous aider à concevoir des documents sur vos travaux, à les diffuser et à en élargir la portée au moyen de contenus Web, de présentations aux médias, d’une campagne dans les médias sociaux, et plus encore.
Toute prolongation de contrat peut être adressée à l’équipe responsable des
contrats.
Félicitations! Une fois votre étude terminée, veuillez vous assurer de procéder à la fermeture des centres de coûts, des dépenses en ressources humaines, des rapports d’étude, de l’accès aux dossiers et aux registres.
- Assurez-vous que toutes les dépenses sont terminées et communiquez avec l’équipe des finances pour fermer le centre de coûts.
- Informez l’équipe des ressources humaines de la fin du contrat de travail des employés ou des modifications apportées au centre de coûts lié à la masse salariale.
- Présentez le rapport de clôture de l’étude dans le module sur l’éthique de la recherche avec des êtres humains de Cayuse.
- Envoyer l’avis de clôture de l’étude à chartaccess@bruyere.org, ainsi qu’un relevé des dossiers consultés au service des archives médicales (healthrecords@bruyere.org). Prenez note du calendrier de destruction des documents (le cas échéant) et identifiez la personne qui se chargera de cette étape.
- Veillez à sauvegarder de manière appropriée les données et les métadonnées connexes, ainsi que les autres fichiers de l’étude qui doivent être conservés, afin qu’ils puissent être facilement récupérés ultérieurement, le cas échéant.